6 consejos para hacer reuniones efectivas en su clínica dental

6 consejos para hacer reuniones efectivas en su clínica dental

Muchos dentistas piensan que las reuniones que se organizan con el equipo son una pérdida de tiempo. El principal motivo por el que piensan esto es porque no saben sacarles partido, las realizan sin tener un guion establecido y sin que estén bien estructuradas. Pero ese no tiene porqué ser tu caso. De hecho, las reuniones son una herramienta poderosa para compartir informaciónanticipar problemasmejorar la moral… y, en última instancia, formar un equipo poderoso.

Desde Imagecare recomendamos que las clínicas dentales organicen dos tipos de reuniones de manera recurrente: reuniones matutinas y reuniones mensuales de equipo.

Las reuniones matutinas, a las que nos gusta denominar Reuniones diarias de negocios, deben durar entre 10 y 15 minutos, enfocadas a los acontecimientos del día y deben realizarse antes de la primera cita del día. En el momento de comenzar la jornada laboral es cuando más frescos estamos y es el momento perfecto para comentar y anticipar todos los posibles problemas que se ocasionen durante la jornada.

Las reuniones mensuales de equipo deben tener una duración un poco más larga, entre 45-90 minutos y servir como un foro para trabajar en asuntos más grandes, como la documentación y la implementación de protocolos o estrategias para mejorar el funcionamiento de la clínica.

Para mejorar las reuniones de la clínica dental, te recomendamos estos seis pasos:

  1. ESTABLECE UN CALENDARIO DE REUNIONES

 Las reuniones matutinas deberán ocurrir al principio de cada jornada. Las reuniones de equipo deberán ocurrir cada cuatro o seis semanas. Para las reuniones del equipo, bloquea el calendario cada 4-6 semanas durante todo un año.

Esto le demuestra al equipo que consideras estas reuniones como una prioridad y además ayudarás a evitar que se olviden o  dejen de producirse.

  1. CREA UNA AGENDA DE REUNIONES

 A la gente le gusta saber en lo que se están metiendo. Si han recibido una agenda por adelantado, pueden acudir preparados para participar. Para las reuniones del equipo, envía la agenda con una semana de antelación, así los miembros del equipo pueden hacer “los deberes” antes de la reunión. Además, las agendas evitan que el equipo se desvíe del tema.

  1. CUIDA EL TIEMPO DE LAS REUNIONES

 Empiece y acabe en los tiempos establecidos. Esto manda un mensaje de que valoras el tiempo de todos. No quieres tener a tu equipo malgastando tiempo esperando a que empiece la reunión o pasando de largo algunos puntos por el hecho de que se acaba el tiempo.

  1. TOMA NOTAS O HAZ QUE LAS TOME UN MIEMBRO DE TU EQUIPO

 Asigna a un miembro del equipo para que tome nota de todo lo que se discute. Al final de la reunión, este miembro del equipo deberá leer en alto las tareas que se hayan establecido. Gracias a esto el equipo sabrá que tiene que conseguir antes de la siguiente reunión.

  1. ASIGNA RESPONSABILIDADES

 ¿Cómo puede su clínica solucionar problemas y abordar desafíos si nadie es responsable? Las reuniones le brindan una excelente oportunidad para delegar tareas a los miembros adecuados del equipo. Por ejemplo, si hay un problema de citas con la agenda, asigne a una higienista y a una recepcionista para buscar soluciones antes de la próxima reunión.

  1. CONTINUA CON EL PROCESO

En cada reunión, revisa los resultados de reuniones pasadas. Solicita informes de progreso sobre las tareas asignadas. Si las tareas están terminadas, se pueden tachar. Si están incompletas, el equipo puede intercambiar ideas sobre cómo acelerar su finalización. Revisar el progreso en cada reunión crea una sensación de urgencia que obliga a los miembros del equipo a hacer las cosas de manera oportuna.

Conclusión

Las reuniones son una herramienta fundamental para crear mayor éxito en la clínica dental, principalmente porque la comunicación es la herramienta más poderosa que posee cualquier negocio. Además, la posibilidad de que se implementen nuevas acciones en la clínica gracias a sugerencias de los miembros de su equipo le permite demostrarle a su equipo que tiene en cuenta lo que le dicen.

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